onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
Hier vind je snel meer info: https://prorem.be/
Ik wil fouten vermijden bij het opstarten van facility management
Het opstarten van facility management is een proces dat zorgvuldig moet worden aangepakt. Fouten in de beginfase kunnen leiden tot inefficiënties, hogere kosten en ontevredenheid bij gebruikers. Bij Prorem helpen we bedrijven in België om deze valkuilen te vermijden met praktische oplossingen en jarenlange expertise. In dit artikel delen we inzichten om een vliegende start te maken.
Belangrijke valkuilen bij het opstarten van facility management
Veel organisaties onderschatten de complexiteit van facility management. Zonder duidelijke strategie loop je al snel tegen problemen aan. Hier zijn de meest voorkomende fouten:
Gebrek aan duidelijke doelstellingen
Facility management moet afgestemd zijn op de bedrijfsdoelen. Zonder concrete doelstellingen wordt het moeilijk om successen te meten.
Praktisch advies
Begin met het definiëren van meetbare KPI’s zoals kostenbesparingen, gebruikerstevredenheid of duurzaamheidsdoelen.
- Stel SMART-doelen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden
- Betrek alle stakeholders bij het vastleggen van doelstellingen
- Maak onderscheid tussen korte- en langetermijndoelen
Juiste partners selecteren voor facility management
De keuze voor leveranciers en dienstverleners is bepalend voor het succes van je facility management. Bij Prorem zien we vaak dat organisaties te snel beslissen zonder grondige evaluatie.
Criteria voor selectie
Niet elke aanbieder past bij jouw organisatie. Overweeg deze factoren:
- Ervaring in jouw specifieke sector
- Flexibiliteit om in te spelen op veranderende behoeften
- Transparante communicatie en rapportering
- Bewezen trackrecord in België
Een goede facility management partner begrijpt niet alleen de technische aspecten, maar ook de cultuur en waarden van je organisatie.
Technologie en digitalisering in facility management
Moderne tools kunnen het beheer van faciliteiten aanzienlijk verbeteren. Veel bedrijven maken echter verkeerde keuzes in technologie.
Essentiële technologische overwegingen
Technologie moet een hulpmiddel zijn, geen doel op zich. Deze aspecten zijn belangrijk:
- Integratie: systemen moeten samenwerken met bestaande software
- Gebruiksvriendelijkheid voor zowel facility managers als eindgebruikers
- Data-analyse mogelijkheden voor proactief beheer
Digitale transformatie
Begin klein met één bewezen technologie en breid geleidelijk uit op basis van behoeften en ervaringen.
Budgetplanning en kostenbeheersing
Onrealistische budgetten zijn een veelvoorkomend probleem bij het opstarten van facility management. Goede planning voorkomt verrassingen.
Kostenposten om rekening mee te houden
Veel organisaties vergeten bepaalde kosten in hun begroting op te nemen:
- Onderhoudskosten op lange termijn
- Training voor personeel
- Technologie-upgrades en -onderhoud
- Noodplannen en risicobeheer
“Een goed facility management budget bevat niet alleen operationele kosten, maar ook reserves voor onvoorziene omstandigheden.” – Prorem expert
Wetgeving en compliance in facility management
De Belgische regelgeving rond gebouwenbeheer en arbeidsomstandigheden is complex. Niet-compliance kan leiden tot boetes en reputatieschade.
Belangrijke regelgevende aspecten
Deze elementen vragen speciale aandacht:
- Arbeidsveiligheid en welzijnswetgeving
- Milieuregels en duurzaamheidseisen
- Toegankelijkheid voor personen met beperkingen
- Brandveiligheid en noodprocedures
Bij Prorem houden we continu de regelgeving bij om onze klanten compliant te houden zonder onnodige administratieve last.
Communicatie en stakeholder management
Effectieve communicatie is vaak het verschil tussen succes en falen in facility management. Gebrek aan duidelijkheid leidt tot frustratie.
Belangrijke communicatiekanalen
Zorg voor duidelijke lijnen tussen:
- Facility managers en directie
- Dienstverleners en interne teams
- Gebruikers en ondersteunend personeel
Feedback systemen
Implementeer eenvoudige methoden voor gebruikers om problemen te melden en suggesties te doen. Regelmatige evaluaties helpen de dienstverlening continu te verbeteren.
Duurzaamheid integreren in facility management
Duurzaamheid is geen optie meer, maar een noodzaak. Bedrijven die dit vroegtijdig aanpakken, plukken daar later de vruchten van.
Praktische duurzame maatregelen
Begin met deze haalbare stappen:
- Energie-efficiënte verlichting en apparatuur
- Afvalscheiding en -reductie programma’s
- Duurzaam aankoopbeleid voor materialen
- Groene schoonmaakproducten en -methoden
Bij Prorem helpen we organisaties om duurzaamheid op een kosteneffectieve manier te implementeren, met meetbare resultaten.
Professionele ondersteuning, begeleiding en advies voor gebouweigenaars
Prorem is een professional in property- en facility management. Met een heldere visie en een duidelijk doel : onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
In de professionele werkomgeving is een directe beschikbaarheid van informatie en diensten de norm. De beleving is hierbij een vereiste en als het kan nog iets extra leveren. Om als organisatie een aantrekkelijke gebouwbeheerder/werkgever te worden en/of te blijven, zult u op deze ontwikkeling willen inspelen. Prorem ondersteunt u daarbij met de juiste oplossingen : op zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau.
Onze werkdomeinen:
- Brandpreventie
- Facility management
- Consulting
Consulting
Deeltijds ingeschakeld; voltijds betrokken! Een correct advies brengt geld op!
Niet iedereen heeft nood aan een fulltime gebouwbeheerder of –afdeling. Of u heeft er één maar de ruimte ontbreekt om nieuwe projecten op te starten of lopende projecten af te ronden? U heeft een gebrek aan de juiste specialisatie om een specifiek project op te starten! Wij staan voor u klaar…
Samenwerking: binden en verbinden
Wij voelen een sterke verantwoordelijkheid voor onze klanten. Door regelmatig met elkaar te praten en dan ook goed door te vragen achterhalen we de behoeften van onze klanten. We vertalen deze behoeften en wensen van onze klanten naar oplossingen in dienstverlening. Voor de oplossing op maat is bijna steeds samenwerking vereist en gaan wij voor sterke partnerships.
Samen het verschil maken?
Meer informatie over onze diensten en tarieven kan via een offerteaanvraag. Contacteer ons vrijblijvend.